Trau, schau, wem – wie gut sollte ich meine Geschäftspartner kennen?

„Wo ist das Problem? Ich arbeite schon so lange mit meinen Geschäftspartnern zusammen, da ist bisher nie etwas passiert!“ So antworten Unternehmensleiter und Führungskräfte häufig auf die Frage, ob sie sich regelmäßig ein Bild über den persönlichen und geschäftlichen Hintergrund ihrer Geschäftspartner verschaffen.

Nachdenklich werden sie allerdings meist, wenn man genauer nachfragt:

• Wie aktuell sind Ihre Kenntnisse über die Bonität/Leistungsfähigkeit Ihrer Geschäftspartner?
• Was wissen Sie über die Einhaltung von Umweltschutznormen durch Ihren Biomasselieferanten oder Partner im Abfallgeschäft?
• Halten Ihre Steinkohlelieferanten die Vorschriften zum Arbeitsschutz und gegen Kinderarbeit ein?
• Beachtet das von Ihnen mit der Erstellung von Kabelgräben beauftragte Bauunternehmen die Regeln zur Arbeitnehmerüberlassung und zur Beschäftigung von Ausländern?
• Achtet Ihr Lieferant von Büromöbeln darauf, dass das Mobiliar keine gesundheitsgefährdenden Stoffe enthält/ausscheidet?

Die Verletzung von Rechtsvorschriften durch Geschäftspartner – deren so genannte Non-Compliance – kann sich auch auf die eigene Person erheblich negativ auswirken. Hierbei geht es insbesondere um

• Reputationsverluste des Unternehmens durch Medienberichte,
• negative Reaktionen der eigenen Kunden bis hin zur Beendigung der Geschäftsbeziehung,
• Untersuchungsverfahren und Sanktionen durch Behörden.

Solche unangenehmen Folgen lassen sich durch eine standardisierte Hintergrundprüfung von Geschäftspartnern, die typischerweise ein Kernelement von Compliance-Management-Systemen ist, weitestgehend vermeiden. Diese kann – je nach Komplexität und Umfang des konkreten Geschäfts eines (Versorgungs-)Unternehmens – ganz unterschiedlich ausgestaltet sein. Die einfachste Lösung ist die Nutzung der für jedermann zur Verfügung stehenden Internetsuchmaschinen und Datenbanken von behördlichen Sanktionslisten und die Abfrage bei professionellen Auskunfteien. Einen Schritt weiter geht die Einbeziehung des Geschäftspartners, in dem man ihn um Selbstauskunft über seine Integrität anhand eines standardisierten Fragebogens bittet.

Unabhängig von ihrer Intensität sollte die Hintergrundprüfung mit einem formalisierten internen Genehmigungsverfahren hinsichtlich der Aufnahme neuer Geschäftsbeziehungen verbunden und die Genehmigung der Aufnahme dokumentiert werden. Ergänzend kann man erwägen, im jeweiligen Vertrag mit dem Geschäftspartner eine so genannte Standard-Compliance-Klausel aufzunehmen, mit der die Parteien sich wechselseitig zu gesetzestreuem Verhalten verpflichten. Soweit es um die Kontrolle von Zahlungsströmen geht, sollte die Finanzbuchhaltung ebenfalls Teil des Prozesses der Geschäftspartnerüberwachung sein.

Übrigens: All dies gilt im Prinzip auch für die Neueinstellung von Mitarbeitern, insbesondere für Führungspositionen und in sensiblen Geschäftsbereichen. Dabei sind selbstverständlich die geltenden Normen des Arbeits- und des Datenschutzrechtes zu beachten.

Ansprechpartner Compliance: Prof. Dr. Ines Zenke/Jürgen Gold

Ansprechpartner Arbeitsrecht: Dr. Jost Eder/Bernd Günter