Datenschutz bei der Außenprüfung: BFH klärt Grenzen der Speicherung digitalisierter Steuerdaten

Der Betriebsprüfer kann verlangen, vom geprüften Unternehmen dessen Steuerdaten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt zu bekommen – aber nur innerhalb bestimmter Grenzen. Will er die Daten mit nach Hause nehmen, dann braucht sich das Unternehmen das nicht gefallen zu lassen. Dies hat der Bundesfinanzhof (BFH) in einer jüngeren Entscheidung (Urt. v. 16.12.2014, Az. VII R 52/12) klar gestellt.

Die Finanzverwaltung hat das Recht, die Steuerdaten auf eine Weise zu erhalten, dass der Betriebsprüfer sie mit speziellen Analyseprogrammen auswerten kann. Diese Programme sind in der Regel auf Laptops installiert, die die Betriebsprüfer mit sich führen. Wenn ein solcher Laptop in fremde Hände gerät, besteht die Gefahr der missbräuchlichen Verwendung der Daten.

Daher darf der Betriebsprüfer auf diese Daten nur in den Geschäftsräumen des Unternehmers oder in den Diensträumen der Finanzverwaltung zugreifen und sie auswerten. Nach Abschluss der Außenprüfung dürfen die Daten nur noch in den Diensträumen der Finanzverwaltung gespeichert bzw. aufbewahrt werden, soweit und solange sie für Zwecke des Besteuerungsverfahrens, zum Beispiel bis zum Abschluss etwaiger Rechtsbehelfsverfahren, benötigt werden. Betriebsprüfer, die im Home-Office arbeiten, kann es damit kaum noch geben. Darüber hinaus wird die Finanzverwaltung ihre Prüfungsanordnungen anpassen müssen.

Ansprechpartner: Manfred Ettinger/Christian Fesl